Your patients don’t always receive a notifications. Whether they do or don’t depends on your settings and on when the appointment was created. Below you’ll find an overview about when notifications are sent.
In this article you’ll find:
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Is everything set up correctly?
There are several reasons why a notification is not sent to a patient.
The two main reasons are:
The option is not checked in the setting “Email and SMS”
There is no e-mail address or telephone number in the patient's record
However, it can sometimes happen that a notification isn’t sent, even when all the options are checked and the necessary information is in the patient's file.
Below, we review for each option when a notification is (not) sent.
E-mail confirmation when you make changes
This is an e-mail sent when you make changes to an appointment. That is, when you :
create an appointment
modify an appointment
cancel an appointment
A notification is always sent when this option is checked.
Please note that there is a delay of +/- 10 minutes to allow for accidents. This gives you time to rectify an error, without sending unnecessary notifications.
E-mail reminder 7 days before the appointment
This reminder is not always sent exactly 7 days in advance, as we want the reminder to have as much effect as possible. There are two cases:
The appointment is scheduled MORE THAN 14 days in advance.
In this case, the appointment reminder is sent 7 days in advance.Appointment scheduled LESS than 14 days in advance.IIn this case, the reminder is sent half way between when the appointment was made and when the appointment will take place. For example, if the appointment is booked 10 days in advance, the reminder will be sent 5 days in advance.
Reminder by e-mail 1 day before the appointment
This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.
SMS reminder 1 day before appointment
This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.
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Info
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Tout est-il correctement configuré ?
Il y a trois raisons principales pour lesquelles une notification n'est pas envoyée à un patient.
Les deux raisons principales sont les suivantes :
L'option n'est pas cochée dans le paramètre "Notifications"
Il n'y a pas d'adresse électronique ou de numéro de téléphone dans le dossier du patient.
Les notifications sont désactivées pour ce motif
Dans ces deux derniers cas, Rosa vous donnera un avertissement visuel à titre préventif lors de la prise de rendez-vous.
Lorsque les notifications sont désactivées pour un motif, vous verrez ce message :
...
Lorsqu'il n'y a pas de coordonnées dans le dossier du patient, ce message s'affiche :
...
Cependant, il peut arriver qu'une notification ne soit pas envoyée, même lorsque toutes les options sont cochées et que les informations nécessaires se trouvent dans le dossier du patient.
Ci-dessous, nous examinons pour chaque option les cas où une notification n'est (pas) envoyée.
Lorsque l'heure ou le lieu du rendez-vous est modifié
Un e-mail n'est pas toujours envoyé lorsque vous changez le lieu ou reprogrammez le rendez-vous (sauf si vous avez désactivé les notifications au niveau du motif)
Une notification est toujours envoyée lorsque cette option est cochée.
Veuillez noter qu'il y a un délai de +/- 10 minutes pour tenir compte des accidents. Cela vous donne le temps de rectifier une erreur, sans envoyer de notifications inutiles.
Rappel par e-mail 7 jours avant le rendez-vous
Ce rappel ne sera envoyé que si le rendez-vous a été pris plus de 7 jours à l'avance.
Il n'est pas toujours envoyé exactement 7 jours à l'avance, car nous voulons que le rappel ait le plus d'effet possible. Il existe deux cas de figure :
Le rendez-vous est fixé PLUS DE 14 jours à l'avance.
Dans ce cas, le rappel de rendez-vous est envoyé 7 jours à l'avance.Rendez-vous pris MOINS de 14 jours à l'avance.
Dans ce cas, le rappel est envoyé à mi-chemin entre le moment où le rendez-vous a été pris et le moment où il aura lieu. Par exemple, si le rendez-vous est pris 10 jours à l'avance, le rappel sera envoyé 5 jours à l'avance.
Rappel par e-mail 1 jour avant le rendez-vous
Ce rappel ne sera envoyé que si le rendez-vous a été pris plus de 48 heures à l'avance.
Rappel par SMS 1 jour avant le rendez-vous
Ce rappel ne sera envoyé que si le rendez-vous a été pris plus de 48 heures à l'avance.
Rosa en tant que spam
Il arrive parfois que le patient ait (accidentellement) marqué Rosa comme spam. Si vous pensez que c'est le cas, vous pouvez envoyer un e-mail à support@rosa.be, en indiquant l'adresse e-mail concernée. Nous pourrons alors vérifier si cette adresse électronique a effectivement marqué Rosa comme spam et nous pourrons l'annuler.
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Aucune des raisons ci-dessus n'explique pourquoi votre notification n'a pas été envoyée ? Contactez notre équipe à support@rosa.be et nous investiguerons. |