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Tout est-il correctement configuré ?
Il y a plusieurs trois raisons principales pour lesquelles une notification n'est pas envoyée à un patient.
Les deux raisons principales sont les suivantes :
L'option n'est pas cochée dans le paramètre “Email et SMS”"Notifications"
Il n'y a pas d'adresse électronique ou de numéro de téléphone dans le dossier du patient.
Les notifications sont désactivées pour ce motif
Dans ces deux derniers cas, Rosa vous donnera un avertissement visuel à titre préventif lors de la prise de rendez-vous.
Lorsque les notifications sont désactivées pour un motif, vous verrez ce message :
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Lorsqu'il n'y a pas de coordonnées dans le dossier du patient, ce message s'affiche :
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Cependant, il peut arriver qu'une notification ne soit pas envoyée, même lorsque toutes les options sont cochées et que les informations nécessaires se trouvent dans le dossier du patient.
Ci-dessous, nous examinons pour chaque option les cas où une notification n'est (pas) envoyée.
Confirmation par email lorsque vous effectuez des modifications
Il s'agit d'un e-mail envoyé lorsque vous modifiez un rendez-vous. C'est-à-dire lorsque vous :
créer un rendez-vous
modifier un rendez-vous
annuler un rendez-vous
Lorsque l'heure ou le lieu du rendez-vous est modifié
Un e-mail n'est pas toujours envoyé lorsque vous changez le lieu ou reprogrammez le rendez-vous (sauf si vous avez désactivé les notifications au niveau du motif)
Une notification est toujours envoyée lorsque cette option est cochée.
Veuillez noter qu'il y a un délai de +/- 10 minutes pour tenir compte des accidents. Cela vous donne le temps de rectifier une erreur, sans envoyer de notifications inutiles.
Rappel par e-mail 7 jours avant le rendez-vous
Ce rappel ne sera envoyé que si le rendez-vous a été pris plus de 7 jours à l'avance.
Il n'est pas toujours envoyé exactement 7 jours à l'avance, car nous voulons que le rappel ait le plus d'effet possible. Il y a existe deux cas de figure :
Le rendez-vous est fixé PLUS DE 14 jours à l'avance.
Dans ce cas, le rappel de rendez-vous est envoyé 7 jours à l'avance.Rendez-vous pris MOINS de 14 jours à l'avance.
Dans ce cas, le rappel est envoyé à mi-chemin entre le moment où le rendez-vous a été pris et le moment où il aura lieu. Par exemple, si le rendez-vous est pris 10 jours à l'avance, le rappel sera envoyé 5 jours à l'avance.
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Ce rappel ne sera envoyé que si le rendez-vous a été pris plus de 48 heures à l'avance.
Rosa en tant que spam
Il arrive parfois que le patient ait (accidentellement) marqué Rosa comme spam. Si vous pensez que c'est le cas, vous pouvez envoyer un e-mail à support@rosa.be, en indiquant l'adresse e-mail concernée. Nous pourrons alors vérifier si cette adresse électronique a effectivement marqué Rosa comme spam et nous pourrons l'annuler.
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