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In this article, you will discover the different ways to create an appointment and the different types of appointments: a single appointment, a recurring appointment and a leave.

Some useful information to know about appointments in your calendar:

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As a healthcare professional, you can book appointments regardless of the restrictions you have set for patients in your timetable.

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When an appointment or leave is visible in your calendar (booked by you or by a patient), this time is automatically blocked for patients who book an appointment online.

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Your colleagues and/or secretary(s) can add appointments or leaves to your calendar

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Dans cet article, vous découvrirez les différentes façons de créer un rendez-vous et les différents types de rendez-vous : un rendez-vous unique, un rendez-vous récurrent et une abscence.

Quelques informations utiles à connaître sur les rendez-vous dans votre calendrier :

• En tant que professionnel de la santé, vous pouvez prendre des rendez-vous indépendamment des restrictions que vous avez fixées pour les patients dans vos plages horaires.

• Lorsqu'un rendez-vous ou une abscence est visible dans votre agenda (réservé par vous ou par un patient), ce temps est automatiquement bloqué pour les patients qui prennent rendez-vous en ligne.

• Vos collègues et/ou secrétaire(s) peuvent ajouter des rendez-vous ou des abscences à votre agenda

• Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter plusieurs rendez-vous en même temps (par exemple, pour des séances de groupe). Ceci n'est pas possible pour les patients qui prennent rendez-vous en ligne.

Explications en video

https://www.loom.com/share/9718db7dc93a44a0bd890ffc2c3d6fb3

Create an appointment in your calendar

1. Open your agenda (this link only works if you are already logged into your Rosa account)

2. Click in the day and time you want to add an appointment.

   1. Search for your patient by last name, first name or exact date of birth
      

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   2. Or click on "New patient" and fill in his personal information
      

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   3. Check the appointment time and select the appropriate reason from the drop-down menu. When you select an "unscheduled" reason, it means that this reason was not scheduled for this time in your schedule.

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   4. Add a note if you wish and click on "Save".

Create a recurring appointment in your calendar

If you want to set a recurring appointment, repeat the steps explained above and :

1. Click on "Repeat this event"
   

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2. Choose

   1. the frequency of repetition

   2. the days on which the appointment will take place

   3. either the number of occurrences or the end date of the recurrence

3. Click on "Save".

Create leave in your agenda

If you have set up your schedule, but you are not available at a certain time or date for personal reasons, you can define an absence.

1. Open your agenda (this link only works if you are already logged into your Rosa account)

2. Click on the day and time you wish to schedule the absence and follow the steps :

   1. Select "Absence".

   2. Give a title to the absence. This one will not be visible by your patients
      

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   3. If necessary, you can also change the date and/or time here.

   4. Click on "Save".

Create a recurring absence in your agenda

If you wish to add a recurring absence, repeat the steps explained above and then :

1. Click on "Repeat this event".

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2. Choose

   1. the frequency of repetition

   2. the days on which the appointment will take place

   3. either the number of occurrences or the end date of the recurrence

3. Click on “Save”

Create an appointment using the "First available appointment search module".

There is also a “New appointment” module available in Rosa that allows you to easily find the next available moment. This article explains how to use this module.

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Créez un rendez-vous dans votre calendrier

1. Ouvrez votre agenda (ce lien ne fonctionne que si vous êtes déjà connecté à votre compte Rosa)

2. Cliquez sur le jour et l'heure auxquels vous souhaitez ajouter un rendez-vous.

   1. Recherchez votre patient par nom de famille, prénom, date de naissance exacte ou téléphone
      

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   2. Ou cliquez sur "Nouveau patient" et remplissez ses informations personnelles.
      

      Vérifiez l'heure du rendez-vous et sélectionnez le motif approprié dans le menu déroulant. Lorsque vous sélectionnez un motif "imprévu", cela signifie que ce motif n'a pas été programmé à cette heure dans votre agenda.

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   3. Ajoutez une note si vous le souhaitez et cliquez sur " Sauvegarder ".

Créez un rendez-vous récurrent dans votre calendrier

Si vous souhaitez fixer un rendez-vous récurrent, répétez les étapes expliquées ci-dessus et :

1. Cliquez sur "Répéter cet événement"
   

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2. Choisissez

   1. la fréquence de répétition

   2. les jours où le rendez-vous aura lieu

   3. soit le nombre d'occurrences, soit la date de fin de la récurrence.

3. Cliquez sur "Sauvegarder"

Créer une absence dans votre agenda

Si vous avez établi votre emploi du temps, mais que vous n'êtes pas disponible à une certaine heure ou à une certaine date pour des raisons personnelles, vous pouvez définir une absence.

1. Ouvrez votre agenda (ce lien ne fonctionne que si vous êtes déjà connecté à votre compte Rosa)

2. Cliquez sur le jour et l'heure auxquels vous souhaitez programmer l'absence et suivez les étapes :

   1. Sélectionnez "Absence".

   2. Donnez un titre à l'absence. Celui-ci ne sera pas visible par vos patients
      

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   3. Si nécessaire, vous pouvez également modifier la date et/ou l'heure ici.

   4. Cliquez sur " Sauvegarder ".

Créer une absence récurrente dans votre agenda

Si vous souhaitez ajouter une absence récurrente, répétez les étapes expliquées ci-dessus, puis :

1. Cliquez sur "Répéter cet événement".

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2. Choisissez

   1. la fréquence de répétition

   2. les jours où le rendez-vous aura lieu

   3. soit le nombre d'occurrences, soit la date de fin de la récurrence.

3. Cliquez sur "Sauvegarder"

Créez un rendez-vous en utilisant le "module de recherche du premier rendez-vous disponible".

Il existe également un module "Nouveau rendez-vous" disponible dans Rosa qui vous permet de trouver facilement le prochain moment disponible. Cet article explique comment utiliser ce module.