Page Comparison

Some information first. Give a short explanation about what you can find in this article.

Table of Contents

When is a notification not sent?

There are several reasons why a notification is not sent to a patient.
The two main reasons are :

The option is not checked under Email and Sms

There is no e-mail address or telephone number in the patient's record.

However, it can happen that no notification is sent, even when all the options are checked and the necessary information is in the patient's file.
Below, we review for each option when a notification is (not) sent

E-mail confirmation when you make changes.

This is an e-mail sent when you make changes to an appointment. That is, when you :

create an appointment
modify an appointment
cancel an appointment

A notification is always sent when this option is checked.
Please note that there is a delay of +/- 10 minutes to allow for accidents. This gives you time to rectify an error, without sending unnecessary notifications.

E-mail reminder 7 days before the appointment

This reminder is not always sent exactly 7 days in advance, as we want the reminder to have as much effect as possible. There are two cases:

The appointment is scheduled MORE THAN 14 days in advance
In this case, the appointment reminder is sent 7 days in advance.

Appointment scheduled LESS than 14 days in advance
In this case, the reminder is sent between the time the appointment is booked and the time it is due to take place.

For example, if the appointment is booked 10 days in advance, the reminder will be sent 5 days in advance.

Reminder by e-mail 1 day before the appointment

This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.

SMS reminder 1 day before appointment

This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.

...

Uw patiënten ontvangen niet altijd een melding. Of dit wel of niet het geval is, hangt af van uw instellingen en van het tijdstip waarop de afspraak is gemaakt. Hieronder vindt u een overzicht van wanneer notificaties worden verzonden.

In dit artikel vindt u:

Table of Contents

Staat alles juist ingesteld?

Er zijn verschillende redenen waarom er geen melding naar een patiënt wordt gestuurd.
De twee belangrijkste redenen zijn:

De optie is niet aangevinkt onder de instelling → “E-mails en SMS”
Er staat geen e-mailadres of telefoonnummer in het patiëntendossier

Het kan echter voorkomen dat er geen melding wordt verzonden, ook al zijn alle opties aangevinkt en staan de juiste gegevens in het patiëntendossier.
Hieronder bekijken we per optie wanneer er (g)een melding wordt verzonden.

...

Bevestiging per e-mail wanneer u wijzigingen aanbrengt.

Dit is een email die wordt verstuurd wanneer u wijzigingen aanbrengt in een afspraak. Dat wil zeggen wanneer u een afspraak:

aanmaakt
aanpast
verplaats
verwijderd

Wanneer deze optie is aangevinkt, wordt er altijd een melding verzonden.
Houd er wel rekening mee dat er een vertraging van +/- 10 minuten. Hierdoor heeft u de tijd om een fout te recht te zetten, zonder dat u onnodige meldingen verzendt.

Herinnering per e-mail 7 dagen voor de afspraak

Deze herinnering wordt niet altijd exact 7 dagen op voorhand verstuurd omdat we willen dat de herinnering een zo groot mogelijk effect heeft. Er zijn twee mogelijkheden:

De afspraak wordt MEER dan 14 dagen op voorhand ingepland

In dit geval wordt de afspraak herinnering gewoon 7 dagen op voorhand verstuurd.

De afspraak wordt MINDER dan 14 dagen op voorhand ingepland

In dit geval wordt de herinnering verstuurd halverwege tussen wanneer de afspraak werd gemaakt en wanneer de afspraak zal plaatsnemen.

Bijvoorbeeld: wanneer de afspraak 10 dagen op voorhand wordt geboekt, wordt de herinnering 5 dagen op voorhand geboekt.

Herinnering per e-mail 1 dag voor de afspraak

Deze herinnering wordt alleen verstuurt wanneer de afspraak meer dan 48u op voorhand werd geboekt.

Herinnering per SMS 1 dag voor de afspraak