Some information first. Give a short explanation about what you can find in this article.
| Table of Contents |
|---|
When is a notification not sent?
There are several reasons why a notification is not sent to a patient.
The two main reasons are :
The option is not checked under Email and Sms
There is no e-mail address or telephone number in the patient's record.
However, it can happen that no notification is sent, even when all the options are checked and the necessary information is in the patient's file.
Below, we review for each option when a notification is (not) sent
E-mail confirmation when you make changes.
This is an e-mail sent when you make changes to an appointment. That is, when you :
create an appointment
modify an appointment
cancel an appointment
A notification is always sent when this option is checked.
Please note that there is a delay of +/- 10 minutes to allow for accidents. This gives you time to rectify an error, without sending unnecessary notifications.
E-mail reminder 7 days before the appointment
This reminder is not always sent exactly 7 days in advance, as we want the reminder to have as much effect as possible. There are two cases:
The appointment is scheduled MORE THAN 14 days in advance
In this case, the appointment reminder is sent 7 days in advance.
Appointment scheduled LESS than 14 days in advance
In this case, the reminder is sent between the time the appointment is booked and the time it is due to take place.
For example, if the appointment is booked 10 days in advance, the reminder will be sent 5 days in advance.
Reminder by e-mail 1 day before the appointment
This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.
SMS reminder 1 day before appointment
This reminder will only be sent if the appointment has been booked more than 48 hours in advance.
...
Uw patiënten ontvangen niet altijd een melding. Of dit wel of niet het geval is, hangt af van uw instellingen en van het tijdstip waarop de afspraak is gemaakt. Hieronder vindt u een overzicht van wanneer meldingen worden verzonden.
In dit artikel vindt u:
| Table of Contents |
|---|
Staat alles juist ingesteld?
Er zijn verschillende redenen waarom er geen melding naar een patiënt wordt gestuurd.
De drie belangrijkste redenen zijn:
De optie is niet aangevinkt onder de instelling → “E-mails en SMS”.
Er staat geen e-mailadres of telefoonnummer in het patiëntendossier.
In deze laatste twee gevallen geeft Rosa u preventief een visuele waarschuwing op het moment dat u een afspraak maakt.
Wanneer meldingen zijn uitgeschakeld voor een motief, ziet u dit bericht:
...
Wanneer er geen contactgegevens zijn in het patiëntendossier, ziet u dit bericht:
...
Het kan echter voorkomen dat er geen melding wordt verzonden, ook al zijn alle opties aangevinkt en staan de juiste gegevens in het patiëntendossier.
Hieronder bekijken we per optie wanneer er (g)een melding wordt verzonden.
Wanneer de tijd of locatie van de afspraak gewijzigd werd
Er wordt niet altijd een e-mail verstuurd wanneer u de locatie of het tijdstip van de afspraak wijzigt. U moet dit aanvinken in uw ‘E-mails & SMS’ instellingen.
| Info |
|---|
Houd er wel rekening mee dat er een vertraging van +/- 10 minuten is op de herinneringsmails. Hierdoor heeft u de tijd om een fout te recht te zetten, zonder dat u onnodige meldingen verzendt. |
Herinnering per e-mail 7 dagen voor de afspraak
Deze herinnering wordt enkel verstuurd wanneer de afspraak meer dan 7 dagen op voorhand geboekt werd. Ze wordt niet altijd exact 7 dagen op voorhand verstuurd. Er zijn twee mogelijkheden:
De afspraak wordt MEER dan 14 dagen op voorhand ingepland
In dit geval wordt de afspraak-herinnering gewoon 7 dagen op voorhand verstuurd.
De afspraak wordt MINDER dan 14 dagen op voorhand ingepland
In dit geval wordt de herinnering verstuurd halverwege tussen wanneer de afspraak werd gemaakt en wanneer de afspraak zal plaatsnemen.
Bijvoorbeeld: wanneer de afspraak 10 dagen op voorhand wordt geboekt, wordt de herinnering 5 dagen op voorhand verstuurd.
Herinnering per e-mail 1 dag voor de afspraak
Deze herinnering wordt alleen verstuurd wanneer de afspraak meer dan 48u op voorhand werd geboekt.
Herinnering per SMS 1 dag voor de afspraak
Deze herinnering wordt alleen verstuurd wanneer de afspraak meer dan 48u op voorhand werd geboekt.
Rosa als spam
Het gebeurt soms dat de patiënt Rosa (per ongeluk) als spam heeft gemarkeerd. Als u vermoedt dat dat het geval is, kan u een email sturen naar support@rosa.be, met daarin het betrokken e-mailadres. Wij kunnen dan nagaan of dit e-mailadres inderdaad Rosa als spam heeft gemarkeerd, en kunnen dit terug ongedaan maken.
Gerelateerde artikels
| Info |
|---|
Geen van de bovenstaande redenen verklaart waarom uw melding niet werd verzonden? Neem contact op met ons team via support@rosa.be en we zullen het verder onderzoeken. |