Faire un envoi eFact

Il ne vous suffit pas de créer des eFacts (=tiers-payant électroniques) pour être payé par les mutuelles. Il vous faut aussi les envoyer à celles-ci et traiter les éventuelles réponses des mutuelles.

La gestion des eFacts peut sembler compliquée de prime abord mais Rosa vous guide à travers toutes les étapes. De fait, le processus digital est une copie conforme du processus papier.

Principe du tiers-payant digital (eFact)

Vous créez des eFacts.
Une fois de temps à autre, tout au plus une fois par jour, vous envoyez toutes les attestations en votre possession à chacune des mutuelles. Les attestations sont envoyées par lot et non pas une par une, ce qui est important pour la suite du processus.
La mutuelle confirme la réception du lot (et ce, endéans les 48h).
La mutuelle traite les codes contenus dans le lot et vous renvoie une réponse:
1. Si une partie des codes est en ordre, alors le lot est (partiellement) accepté. Il contient une référence bancaire et le montant sera versé sur votre compte en banque.
  1. Les codes erronés, quant à eux, devront êtres corrigés par vous-même et renvoyés dans un prochain lot.
2. Si tous les codes sont erronés, ou s’il y a trop d’erreurs, alors le lot peut être entièrement rejeté. Des corrections devront être apportées et les codes renvoyés dans un prochain lot

Gérer les eFacts dans Rosa

Pour la gestion des eFacts, cliquez sur Tiers payant (eFact) dans la colonne de gauche :

La page est divisée en plusieurs sections, chacune avec un rôle précis :

“A envoyer”	Les prochains lots à envoyer. Ils contiennent toutes les attestations que vous avez créés depuis le dernier envoi.
“A corriger”	Les lots qui contiennent des erreurs.
“En attente”	Les lots qui sont en attente d’une réponse de la mutuelle. Ces lots sont soit en cours d’envoi, soit en cours de traitement par la mutuelle.
“Accepté”	Les lots qui sont partiellement ou totalement acceptés. La référence bancaire vous permet de les réconcilier avec vos extraits bancaires.

Envoyer des lots

Rosa crée automatiquement des lots sur base des mutuelles des patients.

Pour envoyer les lots, il vous suffit de cliquer sur le bouton Envoyer lots, en haut à droite de votre écran (encadré rouge).

Pour revoir les prestations contenues dans un lot, vous pouvez cliquer sur l’icone en forme d’œil en bout de ligne (encadré orange).

Une fois les lots envoyés, ils sont automatiquement déplacés vers l’onglet en attente.

Lots en attente

Cet onglet vous permet de suivre les lots en attente d’une réponse de la mutuelle.

Tous les lots ont un statut. En voici le détail :

“Envoyé”	Le lot a été envoyé mais la mutuelle n’en a pas encore accusé réception.
“Transmis”	La mutuelle a accusé réception du lot.
“Erreur de réception”	La mutuelle n’a jamais accusé réception du lot. Le lot doit être renvoyé.
“En traitement”	La mutuelle traite les données du lot.

Le statut des lots peut être mis à jour en cliquant sur le bouton Mettre à jour. Il n’y a pas de limite d’utilisation de ce bouton. La date de dernière mise à jour est affichée à côté.

La mise à jour est automatique au moment de l’envoi de nouveaux lots. Une fois qu’une réponse est reçue pour un lot, celui-ci est directement déplacé vers un des onglets Accepté ou A corriger.

Lots acceptés

Les montants des lots acceptés vous seront versés par la mutuelle. Le virement reprendra la communication indiquée dans la colonne Réf. paiement.

Il est intéressant de noter que le montant accepté n’est pas forcément le montant total du lot. car chaque code est traité séparément.

Pour faciliter votre comptabilité, vous pouvez indiquer qu’un lot vous a été payé. Cette action mettra automatiquement votre comptabilité à jour. Faites attention au fait que l'écran de comptabilité est structuré par attestation alors que la gestion des eFacts se fait par lot. Un lot peut donc changer le status de plusieurs attestations dans votre comptabilité, ou encore qu’une partie de celles-ci.

Pour marquer un lot comme payé, cliquez sur les trois petits points en fin de ligne (encadré rouge) et sélectionnez Editer les informations de paiement.

Lots à corriger

L’onglet “lots à corriger” vous permet de voir les montants en jeux et vous permettra au besoin de corriger les codes pour ne pas perdre ces montants.

Les montants refusés dans le lot sont affichés en fin de ligne (encadré orange).

Cliquez sur l’icone “oeil” en fin de ligne pour voir le détail des lots (encadré rouge).

Le détail d’un lot apparait comme suit :

Sur base du message d’erreur (dans la colonne Raison), vous pourrez effectuer une des trois actions suivantes en cliquant sur l’icone menu (encadré rouge ci-dessus) :

Passer le code en “pertes et profits” (ce qui vous permettra de garder votre comptabilité au propre)
Corriger le code
Renvoyer le code (cette option n’est conseillée que si aucun message d’erreur n’est associé au code)

Corriger un code

Lorsque vous cliquez sur corriger un code, une fenêtre s’ouvre afin d’afficher l’attestation que vous aviez créée à l’origine et le message d’erreur associé au code rejeté.

Actuellement, les seules corrections possibles se situent au niveau des attributs supplémentaires à passer au code tels que la latéralité. Pour afficher ces attributs, cliquez sur la flèche en tête de ligne.

Annuler un code

Si vous constatez qu’un code a été facturé par erreur et que vous souhaitez l’annuler, marquez le en “pertes et profits” dans le détail du lot (voir ci-dessus). Il n’est pas possible d’annuler ou d’enlever un code d’une attestation une fois que le lot a été envoyé à la mutuelle.