Een eFact opstellen

Het volstaat niet om eFacts (=elektronische facturen) aan te maken om door de mutualiteiten te worden betaald. U moet ze ook naar hen sturen en eventuele antwoorden van de ziekenfondsen afhandelen.

Het beheren van eFacts kan in eerste instantie ingewikkeld lijken, maar Rosa begeleidt u door elke stap. In feite is het digitale proces een kopie van het papieren proces.

Het principe van de elektronische factuur (eFact)

U maakt eFacts aan.
Van tijd tot tijd, maximaal één keer per dag, verstuurt u alle attesten die in uw bezit zijn naar elk van de mutualiteiten. De attesten worden in batches verstuurd en niet één voor één, wat belangrijk is voor de rest van het proces.
De mutualiteit bevestigt de ontvangst van de batch (binnen de 48 uur).
De mutualiteit verwerkt de codes in de batch en stuurt u een antwoord:
1. Indien een deel van de codes in orde zijn, wordt de batch (gedeeltelijk) aanvaard. Dit bevat een bankreferentie en een bedrag zal op uw bankrekening gestort worden.
  1. Als er codes fout zijn, moet u deze zelf corrigeren en in de volgende batch terugsturen.
2. Als alle codes fout zijn, of als er te veel fouten zijn, kan de batch volledig worden geweigerd. De codes moeten dan in een volgende batch worden gecorrigeerd en teruggestuurd.

Uw eFacts beheren in Rosa

Om eFacts te beheren, klikt u op eFacts in de linkerkolom.

De pagina is verdeeld in meerdere secties, elk met een specifieke rol.

“Te versturen”	De volgende batches die moeten worden verzonden. Deze bevatten alle certificaten die u heeft aangemaakt sinds de laatste batch is verzonden.

“Te versturen”	De volgende batches die moeten worden verzonden. Deze bevatten alle certificaten die u heeft aangemaakt sinds de laatste batch is verzonden.
“Aan te passen”	Batches die fouten bevatten.
“Wachtende”	Batches die wachten op een antwoord van de mutualiteit. Deze batches worden verzonden of zijn in behandeling bij de mutualiteit.
“Aanvaard”	Gedeeltelijk of volledig geaccepteerde batches. Met de bankreferentie kunt u ze vergelijken met uw bankafschriften.

De batches verzenden

Rosa maakt automatisch batches aan op basis van de mutualiteiten van patiënten.

Om batches te verzenden, klikt u gewoon op de knop Batches verzenden rechtsboven in uw scherm (rode kader).

Om de prestaties in een batch te bekijken, kan u klikken op het oogvormige pictogram aan het einde van de regel (oranje kader).

Zodra de batches zijn verzonden, worden ze automatisch verplaatst naar het tabblad “in behandeling”.

Wachtende batches

Op het tabblad “wachtende” kan u batches volgen die wachten op een reactie van de mutualiteit.

Alle batches hebben een status. Hier zijn de details:

“Verzonden”	De batch is verzonden maar de wederpartij heeft de ontvangst nog niet bevestigd.

“Verzonden”	De batch is verzonden maar de wederpartij heeft de ontvangst nog niet bevestigd.
“Afgeleverd”	De mutualiteit heeft de ontvangst van de batch bevestigd.
“Ontvangstfout”	De mutualiteit heeft de ontvangst van de batch nooit bevestigd. De batch moet opnieuw worden verstuurd.
“In behandeling”	De mutualiteit verwerkt de batchgegevens.

U kunt de batchstatus bijwerken door op de knop “Vernieuwen” te klikken. Er is geen limiet aan het aantal keren dat u deze knop kan gebruiken. De datum van de laatste update wordt ernaast weergegeven.

De update gebeurt automatisch wanneer nieuwe batches worden verzonden. Zodra een reactie is ontvangen voor een batch, wordt deze direct verplaatst naar een van de tabbladen “Aanvaard” of “Aan te passen”.

Aanvaarde batches

De bedragen van de geaccepteerde batches worden door de mutualiteit aan u overgemaakt. Voor de overschrijving wordt de communicatie gebruikt die is aangegeven in de kolom “Referentie betaling”.

Het is interessant om te weten dat het geaccepteerde bedrag niet noodzakelijkerwijs het totale bedrag van de batch is, omdat elke code afzonderlijk wordt behandeld.

Om uw boekhouding te vereenvoudigen, kan u aangeven dat een batch aan u is betaald. Met deze actie wordt uw boekhouding automatisch bijgewerkt. Houd er rekening mee dat het boekhoudscherm is gestructureerd per getuigschrift, terwijl eFacts per batch worden beheerd. Een batch kan daarom de status van meerdere attesten in uw boekhouding veranderen, of slechts enkele ervan.

Om een batch als betaald te markeren, klikt u op de drie kleine puntjes aan het einde van de regel (rode vakje) en selecteert u “Betalingsgegevens aanpassen”.

Aan te passen batches

Op het tabblad "Aan te passen" kan u de betreffende bedragen zien en, indien nodig, de codes corrigeren om te voorkomen dat u deze bedragen kwijtraakt.

De geweigerde bedragen in de batch worden weergegeven aan het einde van de regel (oranje kader).

Klik op het "oog"-pictogram aan het einde van de regel om de details van de batches te zien (rood kader).

De details van een batch verschijnen als volgt:

Op basis van de foutmelding (in de kolom ‘Reden’) kan u een van de volgende drie acties uitvoeren door op het menupictogram te klikken (in het rode vak hierboven):

‘Afschrijven als een verlies’ (zo houdt u uw boekhouding netjes)
‘Corrigeren’ van de code
‘In volgende batch versturen’: de code opnieuw verzenden (deze optie wordt alleen aanbevolen als er geen foutmelding bij de code hoort)

Een code aanpassen

Als u op een code corrigeren klikt, wordt er een venster geopend met het getuigschrift dat u oorspronkelijk hebt aangemaakt en de foutmelding die bij de afgekeurde code hoort.

Op dit moment zijn de enige mogelijke correcties de extra attributen die aan de code moeten worden doorgegeven, zoals lateraliteit. Om deze attributen weer te geven, klikt u op de pijl bovenaan de regel.

Een code annuleren

Als u ontdekt dat een code ten onrechte is gefactureerd en u wilt deze annuleren, markeer deze dan als “Afschrijven als een verlies” in de batchgegevens (zie hierboven). Het is niet mogelijk om een code te annuleren of te verwijderen van een getuigschrift zodra de batch naar de mutualiteit is verzonden.